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회사장 당일의 운영 조직과 세부 역할

회사장, 그 의의와 진행 노하우 - 5

회사장 당일의 운영을 순조롭게 진행에는 어떠한 조직을 마련하면 좋을까? 회사장 규모에 더하여 사찰이나 장례식 홀, 호텔, 공영 장례식장 등 사용하는 장소에 따라서도 조직 구성은 조금씩 달라진다. 각 시설의 사용상의 차이 등이 있기 때문이다. 다만 어느 시설도 마찬가지인데, 기본적으로는 각 담당자가 집합하는 30분 정도 전에 운영 본부를 설치한다. 설치후 담당 책임자를 집합시키고 당일의 주의 사항 등을 운영 본부에서 재확인한다. 특히 당일은 지금까지 해온 시뮬레이션에 없는 갑작스러운 일이 발생하는 것도 생각해 둔다. 직원 전원의 합의를 취하면서 의사소통을 진행해 간다. 회사장 당일은 행사 2~3시간 전에 집합하여 각각 담당 역할을 재점검한하는데 그 중심이 되는 것이 운영 본부다.장례위원장을 모시고 실행위원장을 중심으로 진행한다.



회사장의 규모와 운영 조직

예전에는 전후 경제를 이끌어 온 저명한 경영인의 회사장 등도 많아 몇 만명이라는 규모가 참석하기도 했다. 지금은 1,500명 이상의 참석자가 있다면 비교적 큰 회사장으로 생각해도 좋을것이다. 대기업의 경우의 참석자의 규모는 500~700명 정도가 친구친지들이다. 또 중소 기업은 100~200명 안팎 참석자의 경우가 많다. 그 중에는 기업의 경비로 결제하는 실질적인 회사장이라 말하는 석별회를 레스토랑 등에서 열기도 하는 것 같다. 이처럼 규모에 따라 당일의 운영 조직은 달라진다. 여기에서는 비교적 대규모 회사장의 운영 조직의 예를 소개하기로 한다.


운영 본부의 설치

실행위원회에서 조직 하는 운영 본부를 중심으로 접수(접수계, 내빈확인계, 안내계, 안내장 배포계 등이 설치된다), 접대(접대계 유족계, 종교계), 식장(식장내계, 신발정리계, 참석자 안내계, 응급계) 식장 바깥(장외안내계, 승용차계), 기록(기록계)등의 각 섹션으로 나뉘어 운영하고 각 섹션에는 책임자를 둔다. 당일은 책임자의 지시에 따라 현장에서 최종 협의 및 점검을 한다. 그 확인이 끝나면 각 섹션의 책임자는 실행위원장에게 준비완료를 보고한다. 회사장이 시작된후로도 각 섹션에서는 진행표를 확인하면서 상황에 주의를 기울인다.

만약의 돌발 사건이 있는 경우는 각 담당계에서 책임자에게, 그리고 책임자에게서 실행위원장에 신속 정확하게 내용을 전달한다. 본부에는 모든 정보를 집약시키는 것이 중요하다. 어떤 대응을 취하느냐의 판단은 본부장에 맡기고 있기 때문이다. 예정하지 않은 내빈과 중요한 조전(弔電)이 전해지는 경우도 많이 있다.  또 최근에는 자연 재해가 다수 발생하고 있다. 직접적인 피해를 받지 않더라도 도로와 철도 등 교통망이 두절 될 수도 있다. 그 때문에 회장 밖의 정보 등을 담당하는 조직도 필요하다.



 

                                 회사장 당일의 역할


회사장 당일은 어떤 역할이 분담되는가. 회사장에서의 대응이 향후 거래에 영향을 주지 않는다는 보장도 없다. 좋은 방향으로 벡터가 움직이면 좋지만, 나쁜 방향으로 갈 수도 있다. 여기에서는 주된 역할을 소개한다.

회사장의 최고 책임자가 장례 위원장이다. 당일은 유족 도착시 맞이하고 선도를 한다. 또 고인의 생애를 기리는 공적이나 경력 등을 소개하는 일도 있다. 그런후 상주에 앞서서 분향을 한다. 장례식과 영결식을 나누어 실시할 때에는 참석자에게 양해를 구한다. 발인 때에는 장례 행렬을 선도하는 역할도 맡는다.


장례 위원

장례위원은 기업측 대표로서 유족이나 내빈을 영접한다. 발인 때는 식장입구에 정렬하고 관을 배웅한다. 상주(유족)은 장례위원장의 선도로 위패, 영정, 관, 친족의 순으로 입장한다. 발인 때도 마찬가지로 장례위원장을 앞세우고, 위패, 영정, 관, 친척, 그리고 장례위원의 순으로 장례 행렬을 짠다.



운영 본부

운영본부장과 운영본부 관계자들은 행사중 본부에 대기, 돌발적 사건에 대비한다. 이를 위해 사회자와 긴밀히 연락을 취할 수 있는 연락계 등을 정한다. 연락책은 메모지를 항상 휴대하고 연락 사항을 구두로 전달함과 동시에 메모도 건네주므로서 보다 확실성이 커진다.


접수계

접수는 조문객이나 참석자 응대에 있어서 위로의 말과 부의를 받거나 방명록에 기명하기 위해 정중하고 확실한 대응이 요구된다. 이를 위해 거래처관계, 업계관계, 친척·친구 관계 등에 나누어 설치함으로써 보다 원활한 대응이 가능하게 된다.

또 헌화와 조전 등이 도착하면 운영 본부에 연락하고 지시를 기다린다. 부의를 사양하면 사망통지서나 사망광고에 부의 사양의 뜻을 반드시 명기하도록 하자. 만일 부의를 지참한 분이 계셨을 때에는 접수 담당자는 사양의 뜻을 정중히 전달하고 절대 받지 않아야 한다. 담당자는 이에 대해서 사전에 협의하고 철저하게 한다.


접대계

접대는 장례위원장과, 유족, 종교인, 장례위원, 내빈을 접대하는 부서다. 유족계와 종교인계 등으로 구분해 두면 스무스하게 대응할 수 있다. 식장에서는 식장내계, 참석자 안내계, 응급구호계 등 각 섹션을 설치한다.


기록계

기록계는 문서에 의한 기록 외, 사진이나 비디오에 의한 기록도 해 두자. 나중에 기획될 수도 있는 추도록 제작과, 위령비 건립 등에도 도움이 된다.  또 다음 세대에게 물려줄 소중한 기록도 되고 장래 발생하는 회사장의 귀감이 될 수도 있다. 행사 중 촬영시에는 가급적이면 참석자에게 폐가 되지 않도록 하자.



이상 5회째로 단체장(회사장)의 개요를 간단히 마친다. 물론 현재 한국도 회사장 메뉴얼이 상당히 발전되어 있고 일본과는 다른 우리식의 메뉴얼이 정착되어 가고 있는 것은 물론이다. 다만 회사장의 선진 모델이라할 일본의 경우를 고스란히 기사에 반영한 이유는 그 나름대로 타산지석으로 삼고자하는 의도가 있음을 밝혀둔다. 편집자-주]


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