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실행 위원회의 설치와 대내외 통지

회사장, 그 의의와 진행 노하우 - 4

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회사장 실행 위원회라는 것은 구체적으로는 어떤 역할을 하는가 회사장을 치르기 위해서는 이를 위한 조직 체제를 갖출 필요가 있다. 조직의 정리 역할이 곧 회사장 실행위원회다. 장례 위원장과 장례 위원은 차기 사장이나 임원이 담당하고 실행 위원은 실행위원장이 임명한 중견 간부가 맡는다. 실행위원은 회사장의 진행에 임하는 각 부서에 정확한 지시를 내린다. 실질적인 회사장의 기획 운영을 담당하는 사무국 같은 역할이 회사장 실행위원회라고 할 수 있다. 회사장을 실행하는 위원이 문자 그대로 회사장 실행위원이다. 이 실행 위원을 써머리하는 실행 위원장, 평소부터 경영 책임자를 지원하는 실무에 강하다는 입장에서 총무부장이 맡는 경우가 많다. 회사내 사정 등으로 총무부장이 맡지 못할 경우, 총무부 차장이나 비서과 관계 부서장이 선임되는 것이 일반적인 것 같다.


실행 위원회와 각 책임자의 결정

회사장 실행 위원장은 회사장 실행 위원을 선임한다. 실행위원은 회사장 업무의 각 섹션의 책임자를 겸하고 있어 각 섹션 밑에 각 담당자를 선임한다. 회사장을 담당하는 섹션에는 규모에 따라서도 다르지만 예를 들면 본부 및 접수, 접대, 식장, 장외, 기록 등으로 나누어 그 아래에 각 부서를 설치한다. 각 섹션의 책임자가 실행위원을 겸임하지만, 대체로 4~5명으로 편성이 된다. 각각의 기업 실무에 가까운 섹션의 책임자들이다.


실행 위원회의 역할

회사장 실행 위원회는 장례식 장소와 일정 결정, 종교의 결정, 유족 측 참석 인원 수, 장례 비용 부담 방식, 헌화·제사·부의의 수락 여부 등을 결정한다. 회사장 당일은 각 부서에의 지시 전달과 각 부서로부터 오는 연락의 중추를 담당하는 사무국같은 역할의 실행 본부를 조직한다. 이처럼 회사장의 기본 방침을 정리해 가는 동시에 유족과도 면밀한 협의를 진행하다. 유족이 회사장의 사양을 신청한 경우는 그 의견을 존중한다. 그러나 기업인으로서 고인의 업적 등을 알지 못하고 사양을 하는 경우도 없다고 말할 수는 없다. 고인의 기업에의 공헌과 기업의 입장, 또 유족의 이점을 설명함으로써 납득 할 수 있는 경우도 많다. 우선 유족에게 회사장의 의미 등을 정중하게 설명할 필요가 있다.


장례업체의 선정

또 회사장을 성공시킬 수 있는지 여부의 또 하나 중요한 포인트가 위탁할 장례업체의 선택이. 최근, 가족장 등 소규모 장례를 주로하는 장의사도 늘었고 회사장을 특기로 하지 않는 장의사도 늘고 있다. 그러므로 과거의 실적과 충분한 노하우를 가진 장의사를 선정해야 한다. 이때 기업 측으로는 회사장의 취지나 목적을 재확인하고 분명히 그 뜻을 장의업체에게 전달할 필요가 있다. 상세하게 회사장을 뒷받침할 수 있는 장례업체는 회사장 실행 위원회 외부 스탭으로서의 위치로서 실행 위원회가 장례업체의 창구가 된다. 장례업체에는 회사장의 기획부터 운영 전반에 걸쳐서 전적으로 협력을 의뢰하게 된다. 참석석자 수를 감안, 그에 부합하는 장례식장을 선정한다. 사회자의 수배와 선정에 대해서도 장례업체와 협의하여 장례업체의 업무 네트워크에 따라 의뢰하는 것이 일반적이다.


                              사내·사외에의 통지


회사장을 하는 경우 사외는 물론 사내의 통지 방법도 구체적으로 알면 도움이 된다. 회사장이 완전히 정해지면 사외로부터의 문의에 대응하기 위한 의사 통일이라는 의미에서도 우선 내부 사원에게 전반적인 취지를 전달한다. 또 거래처 기업 등의 리스트를 작성하고 전화나 팩스, 메일 등으로 관계 기업, 단체, 주주 등에게 알린다. 또 회사장 광고를 신문에 게재함으로서 공식 통보라는 의미도 부가된다. 회사장의 일시 장소 등이 정해지면 전사가 하나가 되어 움직이며 신속하게 사내에 통보한다. 동시에 사외의 문의에 대응할 태세를 갖춘다. 우선 조례(朝禮) 등으로 직접 알리고 나아가 사내 게시판에서도 통보한다. 요즘은 메일 등에 의한 연락 사례도 늘어나고 있다.


사내에 전달

메일이나 게시판에는 기업 규모에 따라서도 달라지지만 계장 이상 지점장, 영업소장 등 직책에 따라서 사원의 참석자의 범위를 알린다. 또 그 자리에 들지 않는 평직원 중에도 마지막 작별을 하고 싶다는 데 참석을 희망하는 사람도 있다. 그래서 예를 들면 총무부에 신청하는 것으로 정리된다. 물론 사원 전원이 참가한다고 하는 기업도 있다. 또 복장, 참례의 주의 사항 등도 포함되므로, 통지는 여러 차례로 나누어 전하는 것이 나을 것 같다.

회사장에 참석하지 않는 사원은 당일의 아침 조회 때 조의를 표하는 묵념을 하는 기업이 대부분이다. 또 고객에 대응하는 사내 직원만 상장을 달고, 상복을 입은 자세를 사외에 나타내는 곳도 있다. 공양의 장으로서 사내의 로비 등에 고인의 사진이나 꽃 등을 장식한 임시 제단을 준비하는 곳도 있다.


사외에 대한 통지 방법

대외적으로는 관계의 한 거래처 기업, 단체, 또 고인과 친했던 친구 등도 포함하여, 고문 변호사나 세무사, 주주 등에 회사장의 안내장을 발송한다. 다만 요즘은 전화나 팩스, 메일로 안내가 일반적으로 되어 있는 것 같다. 또 영업 담당자가 평소 왕래하는 기업에 직접 전달하는 수도 있다. 참석자가 많다고 예상되는 회사장은 그만큼 발빠른 대응이 필요하게 된다. 각각 관계가 깊은 부서가 연락하는 것이 일반적으로서 회사장 당일 2주 전까지는 안내장의 발송을 끝내는 것이 좋다. 이때 특히 주의해야 하는 것이 상대방의 직책이나 부서가 이동한 경우로서 재확인할 필요가 있다.


중요한 거래처에의 통지

일반적으로는 중요한 거래처 등의 내빈과 관계 단체의 장, 고인과 친했던 정치인 등 VIP에는 회사장의 공식 안내장을 발송하고 도착확인의 연락을 하도록 한다. 기본적으로는 참석하지 못할 경우 대리인이 오는 관례가 되어 있다. 또 장례식과 영결식을 나누어 실시할 때는 영결식 안내장을 보내는 것이 보통이다. 원칙적으로 인사말은 생략하고, 장례식 또는 영결식의 일시, 장소, 장례위원장, 상주, 문의 담당 부서 등을 기입하기만 한다. 회사장을 널리 알리는 경우 신문에 광고를 게재하는 기업도 많다. 장례의 일시·장소 등이 결정되면 광고와 별도로 퍼블리시티 형식으로 각 신문사 등에 회사장의 정보를 프레스 릴리스 형식릐 기사로 다루는 경우도 있다. 또한 회사장의 광고는 행사 2주 전쯤에 올리는 것이 타이밍으로서는 좋겠다. .안내장은 회사장의 광고게재날보다 늦지 않도록 조정한다.



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