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홍보담당자를 위한 업무정리 방법 4가지

 

홍보 담당자에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 업무를 하다 보면 제한된 시간 안에 다양한 업무에 대한 계획을 세우기도 어렵고, 계획을 세웠더라도 갑자기 기자에게 문의가 오거나 계획에 없던 업무를 맡게 될 때도 있습니다.

 

그럴수록 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 처리해 나가는 것이 중요합니다.

오늘은 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지를 소개합니다.

 

1. 업무의 우선순위를 정한 뒤 하나씩 처리하기

여러 가지 할 일이 머릿속에 정리가 안 되는 상황이 오면 우리의 뇌는 과부하가 걸리게 됩니다. 오늘 할 일을 기록하고 업무의 우선순위를 정한다면 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고 불필요한 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

 

우선순위를 정한 뒤에는 그 순서에 따라 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 합니다. 하루 동안 반드시 해야 할 일에 집중할 수 있게 됩니다.

 

2. 폴더 및 파일 정리

여러 프로젝트를 진행하는 홍보 담당자는 시간이 흐를수록 엄청난 양의 파일이 컴퓨터에 쌓이게 됩니다. 행사를 한번 다녀와도 수십장에서 수백 장의 사진과 동영상이 쌓이게 됩니다.

 

결국 점점 쌓여가는 파일을 어떻게 효율적으로 관리하느냐가 업무 정리를 잘하는 노하우가 됩니다.

규모가 큰 기업은 업무 효율과 인수인계를 더욱더 쉽게 하도록 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있습니다. 만약 서식이 따로 정해져 있지 않다면 자신만의 규칙을 정해 정리해 놓는 것이 좋습니다.

 

폴더와 파일은 연도별, 우선순위, 작성날짜 기준으로 정렬해 놓으면 편리합니다.

이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 폴더와 파일이 정리되기 때문에 쉽게 내가 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

 

3. 일정 관리

우선순위를 정하여 할 일을 파악했다면 스케줄과 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 일정표와 마감일이 없이 일하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 마감일을 정하면 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 터득하게 됩니다.

 

일정표는 기간별로 여러 가지를 짜는 것이 좋습니다. 3개월, 주, 일 단위 계획표를 만듭니다. 각 업무의 소요 시간을 예상에 적절히 시간을 분배하되 예상 밖의 요소가 생길 수 이도 있음므로 약간의 여유를 둡니다.

 

4. 프로젝트 관리 툴 이용하기

프로젝트 관리 툴을 이용하면 다양한 업무와 스케줄을 편리하게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 앱은 업무를 시각화해서 보여주기 때문에 나에게 할당된 업무량과 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 대표적인 프로젝트 관리 툴은 아사나, 테스크월드, 라이크, 플로우 등이 있습니다.

 

[출처  : 뉴스와이어]



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태교만큼 중요한 죽음준비 -김영심 웰다잉전문강사 임신 10달동안 태명에서부터 음식, 음악, 독서, 태담, 동화, 영어와 수학으로 학습태교까지 하고 있다. 태어날 아기를 위해 정성스럽게 최선을 다해 태아교육을 하고 있다. 탄생만큼 중요한 죽음은 어떻게 하고 있는지? 묻고 싶다. 보건소나 노인대학 강의시 죽음준비를 하고 계신가요?라고 물으면 “나는 죽음준비 다 해놓았어요.”라고 대답을 하시는 분이 계신다. 어떻게 하셨느냐?고 물으니 윤달이 있어서 수의를 해 놓았고 영정사진도 찍었다고 하신다. 결국 수의와 영정사진만이 죽음준비를 대신하고 있다. 죽음준비 강의 후에 ‘내가 죽는다는 것은 생각을 안 해봤는데 죽는다고 생각하니 서글프다’ ‘죽음에 대해 막연히 두려웠는데 오늘 강의를 듣고 나니 오히려 편안해지네요.’ ‘사는동안 잘살고 죽음도 잘 받아 들여야겠어요.’ ‘확 깨게 만들어 주셔서 감사해요’ ‘집에 가서 자식들하고 나의 죽음에 대한 이야기를 해야겠네요’ ‘이런 강의 처음 들었어요’ ‘죽음에 대해 생각하고 준비해야한다는 생각을 갖게 되어 좋은 시간이었어요.’ 등 긍정적인 피드백을 주셔서 감사하고 있다. 처음에는 학장님이 ‘죽음을 눈앞에 두고 있는 사람들에게 죽음 이야기는 하지 마세요’라며 못을 박으며 ‘신나고

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